NoweMedia

Dlaczego dokumentacja jest podstawowym fundamentem dobrego systemu IT

Co oznacza hasło „dobry system IT”?

Pomińmy kwestię, że musi działać, nikt nie zamawia jakiejkolwiek usługi, z założeniem, która po prostu nie działa. Jednak w świecie IT hasło „działa” może inaczej wyglądać z punktu widzenia klienta oraz zespołu programistycznego. Aby bardziej rozszerzyć tą myśl przyjmijmy założenie, że dobry system IT to taki, który spełnia założenia biznesowe. Użyjmy dość prostego porównania do samochodów, jeżeli firma ma potrzebę przewozić meble, to nie potrzebuje auta osobowego, tylko minimum dostawczego (co również warto byłoby doprecyzować) – jednak zawsze jest to samochód, który nie w każdym przypadku spełni cele biznesowe.

Prosty przykład – program do wystawiania faktur

Spróbujmy przedstawić złożoność tworzenia systemów informatycznych na podstawie projektu, który wydaje się banalnie prosty, tzn. wystawianie faktur. Cała dokumentacja mogłaby się zamknąć w jednej stronie A4, która byłaby niczym innym jak wydrukiem pierwszej z brzegu faktury z obecnego systemu. Jeżeli jest to Twój pierwszy projekt informatyczny jaki zlecasz do realizacji, zapewne wydaje się Tobie, że w zasadzie wszystko jest jasne i nie za wiele więcej można wnieść.

Mało doświadczony zespół wykona wycenę, harmonogram i w zasadzie możemy startować!

Gdzie jest haczyk? Programista nie jest księgowym i wykona zlecenie intuicyjnie – czemu może to zlecenie wykonać źle? O tym w dalszej części wpisu.

Dwie dopuszczalne metody sumowania VAT na fakturze

Ustawodawca umożliwia dwa sposobu sumowania VAT na fakturze:

  1. suma vat na dokumencie MUSI być sumą vat we wszystkich pozycjach
  2. suma vat na dokumencie MUSI być sumą iloczynów sumy netto w danej stawce i stawki vat na podliczeniu faktury

Jak to wygląda w praktyce? Pierwszy sposób to tak zwane faktury brutto, wykorzystują przedsiębiorcy oferujący usługi firma – osoba fizyczna (rynek B2C) i najprawdopodobniej nasz programista z niego skorzysta – dla niego będzie to intuicyjne i zgodne z fakturami, które otrzymuje w swoim życiu codziennym. Może pokażmy to na przykładzie:

_vat1

Pierwsza metoda obliczania VAT’u jest podobna do tej, którą znamy, na co dzień ze sklepów, z których korzystamy. Polega ona na doliczeniu VAT’u do pojedynczego produktu i następnie sumowaniu wszystkich cen zawierających podatek VAT. Na powyższym rysunku przykładowa faktura, na której znajduje się 7 kart pamięci. Dla klienta, który widzi w sklepie na półce tabliczkę z ceną widnieje kwota brutto, więc naturalne jest, że za 7 sztuk naszych kart musimy zapłacić 7 * 29,99 PLN

_vat2

Inaczej ma się w przypadku transakcji B2B, gdzie przedsiębiorstwa patrzą na ceny netto przy zawieraniu transakcji. Na powyższym przykładzie możemy zaobserwować, że na fakturze najpierw są sumowane wszystkie kwoty netto, a następnie jest doliczany VAT.

Jaka jest różnica?

Zapewne wielu z Was zauważyło, że na obu fakturach znajdują się różne kwoty końcowe. W naszym przykładzie różnica wynosi 2 gorsze – będzie jednak ona wyższa, gdy będziemy posiadać więcej pozycji na dokumencie.

fire-escape-1551900-1279x863

Wróćmy do dokumentacji, jak widać nasz programista mógł wykonać to zadanie na dwa różne sposoby i dużym prawdopodobieństwem wykonał to według przykładu pierwszego. Jeżeli wykonywał to zlecenie dla np. przedsiębiorstwa produkcyjnego, najprawdopodobniej klient nie będzie zadowolony z tego rozwiązania.

Czy programista źle wykonał zadanie? Nie – przecież wszystko jest zgodne z prawem i system działa.

Czy klient może być zadowolony z takiego rozwiązania? Nie – nie spełnia to jego założeń biznesowych.

Podsumowanie

W naszym wpisie użyliśmy bardzo prostego przykładu, który jednak obrazuje, że z pozoru łatwe projekty mogą się zakończyć porażką przy braku dobrze zdefiniowanych wymagań. Wyeliminowanie bledów, które pojawiły się z powodu nie zrozumienia na linii klient-firma IT jest z reguły bardzo kosztowne, a czasami może być niemożliwe.

Kategorie:   Zarządzanie

Komentarze

  • Napisane: Wrzesień 12, 2016 12:08

    Tomek

    Dokumentacja wykonanych prac jest kluczowa przy dużych projektach. Sam się wielokrotnie o tym przekonałem.

 

WP-SpamFree by Pole Position Marketing